Wareneingangskontrolle mit Checkliste: was an der Rampe geprüft wird und von wem

Warum sich die Prüfung am Tor später auszahlt

Ein Fehler, der im Wareneingang durchrutscht, zeigt sich fast nie dort. Die Montage bemerkt ihn, wenn in der Kiste weniger Teile liegen als gebucht und der Auftrag mitten im Los stehen bleibt. Das Lager bemerkt ihn Monate später als Differenz bei der Zählung, und dann kann niemand mehr sagen, woher sie kommt. Wie solche Abweichungen entstehen, steht im Beitrag über Inventurdifferenzen und ihre eigentlichen Ursachen. Eine Lieferung, die mit der Lieferscheinmenge statt der gezählten Menge gebucht wurde, liefert genau so eine Differenz.

Der Einkauf bemerkt den Fehler zuletzt. Er will beim Lieferanten reklamieren, und der Lieferant fragt, warum der Mangel erst jetzt auffällt. Wer die Ware zwei Wochen ungeprüft im Regal hatte, steht dann kaufmännisch schlecht da und unter Umständen auch rechtlich.

Eine Wareneingangskontrolle verhindert nicht jeden Fehler. Sie holt den Moment, in dem er auffällt, an die Stelle, wo er am wenigsten kostet. Das ist die Rampe, solange der Fahrer noch auf dem Hof steht und die Teile noch nicht mit dem Altbestand vermischt im Regal liegen.

Viele Betriebe haben eine Checkliste. Oft hängt sie laminiert neben dem Tor, und niemand weiß mehr, wer sie geschrieben hat. Die Liste unten ist so aufgebaut, dass zu jedem Punkt zwei Dinge feststehen. Wogegen wird geprüft, und wer prüft. Fehlt eins davon, wird der Punkt im Alltag übersprungen.

Warum Ware oft tagelang im Haus ist, ohne für die Disposition zu existieren, erklärt der Beitrag darüber, wie die Zeit zwischen Abladen und Buchung unbemerkt wächst. Hier geht es um die Prüfung selbst.

Die Checkliste in fünf Stufen

Die Stufen folgen dem Weg der Ware vom Bestellsystem bis zur Freigabe. Passen Sie die Zuständigkeiten an Ihren Betrieb an. In einem Unternehmen mit 30 Beschäftigten sind Wareneingang und Qualitätssicherung oft dieselbe Person. Entscheidend ist, dass für jeden Punkt jemand namentlich verantwortlich ist.

Stufe 1: Vor der Anlieferung

Diese Stufe kostet am Morgen ein paar Minuten. Ohne sie beginnt am Tor die Suche nach der Bestellung, während der Fahrer wartet.

Die Prüfvorgaben gehören in den Artikelstamm und nicht in den Kopf des erfahrenen Kollegen, der im Urlaub ist. Wenn dort Prüfumfang oder Zeugnispflicht fehlen oder veraltet sind, prüft jeder nach eigenem Ermessen. Warum gepflegte Stammdaten im ERP so oft der eigentliche Hebel sind, steht in einem eigenen Beitrag.

Stufe 2: An der Rampe

Packstückzahl und äußere Schäden prüfen Sie, solange der Fahrer noch da ist. Ein Schaden, den der Fahrer auf dem Frachtbrief quittiert hat, lässt sich gegenüber Spedition und Lieferant leichter belegen als einer, der am nächsten Tag beim Auspacken auffällt. Machen Sie Fotos, bevor die Folie herunterkommt.

Bei der Stückzahl wird am häufigsten abgekürzt. Gezählt wird, wenn Zeit ist, sonst gilt der Lieferschein. Legen Sie deshalb fest, welche Artikel immer gezählt werden. Gute Kandidaten sind teure Teile, Teile mit knappem Bestand und Teile, bei denen es mit diesem Lieferanten schon Abweichungen gab. Für den Rest reicht eine Stichprobe, wenn sie dokumentiert ist.

Stufe 3: Qualitätsprüfung

Nicht jede Lieferung braucht eine volle Prüfung. Den Umfang bestimmen das Risiko des Teils und die Vorgeschichte des Lieferanten. Normteile von einem Händler, mit dem es seit Jahren keine Probleme gab, brauchen eine andere Prüfung als ein Gussteil von einem neuen Lieferanten. Für Stichproben gibt es genormte Verfahren, etwa nach DIN ISO 2859-1. Dort ergibt sich der Stichprobenumfang aus der Losgröße und der annehmbaren Qualitätsgrenzlage (AQL), die Sie mit dem Lieferanten vereinbaren.

Beim Zeugnis prüfen Sie zwei Dinge. Ist es da, und passen die Werte darin zur Bestellung? Fordert Ihre Bestellung eine Prüfbescheinigung nach DIN EN 10204, etwa ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1, dann reicht ein Werkszeugnis 2.2 nicht. Ein abgeheftetes Zeugnis, das niemand gelesen hat, belegt nur, dass Papier angekommen ist.

Stufe 4: Buchung ins System

Erst die Buchung macht die Ware für die Disposition sichtbar. Buchen Sie sie deshalb sofort als gesperrten Bestand und geben Sie sie nach der Prüfung frei. Die Planung sieht dann, dass das Material im Haus ist, und niemand holt es vor der Freigabe in die Fertigung.

Ein zweiter Fehler ist die Buchung der Lieferscheinmenge, weil sie schneller geht. Im System steht dann, was der Lieferant angibt, und die Abweichung zeigt sich erst beim nächsten Zählen.

Stufe 5: Abweichungen

Was bei einer Abweichung zählt

Bei einer Abweichung kommt es auf die Reihenfolge an. Zuerst trennen und sperren, damit niemand die Teile aus Versehen in die Fertigung holt. Dann dokumentieren, solange alles noch an der Rampe liegt. Die Frage nach der Schuld kommt danach.

Für die Dokumentation brauchen Sie weniger, als viele denken. Was wurde bestellt, was kam an, worin liegt die Abweichung, wer hat sie wann festgestellt, dazu Fotos und der Lieferschein. Mit diesen Angaben kann der Einkauf reklamieren, ohne noch einmal ins Lager zu gehen.

Zwischen Kaufleuten kommt eine gesetzliche Pflicht dazu. Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, muss der Käufer die Ware nach § 377 HGB unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das im ordnungsgemäßen Geschäftsgang möglich ist. Einen Mangel muss er dem Verkäufer unverzüglich anzeigen. Versäumt er die Anzeige, gilt die Ware nach § 377 Abs. 2 HGB als genehmigt, und der Käufer verliert in der Regel seine Ansprüche wegen dieses Mangels. Das gilt nicht für einen Mangel, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war. Zeigt sich ein Mangel erst später, weil er bei der Untersuchung nicht erkennbar war, muss die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung folgen. Liefer- und Qualitätssicherungsvereinbarungen regeln Umfang und Fristen der Prüfung oft genauer. Das hier ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Regeln im Zweifel von jemandem prüfen, der Ihre Verträge kennt.

Wenn Ihr Betrieb nach ISO 9001 zertifiziert ist, müssen Sie ohnehin zeigen, dass Sie zugekaufte Produkte kontrollieren und Lieferanten bewerten. Die dokumentierten Abweichungen aus dem Wareneingang sind dafür eine bessere Grundlage als das Bauchgefühl im jährlichen Lieferantengespräch.

Damit die Checkliste nicht zum Papierstapel wird

Eine Checkliste auf Papier funktioniert am ersten Tag. Ihr Nachteil zeigt sich nach ein paar Wochen. Die ausgefüllten Blätter landen in einem Ordner, die Ergebnisse tippt jemand ins ERP ab oder lässt es bleiben. Wie oft ein bestimmter Lieferant falsch geliefert hat, kann dann niemand sagen, ohne den Ordner durchzublättern.

In den Betrieben, die ich kenne, liegen die Medienbrüche im Wareneingang an ähnlichen Stellen:

• Der Lieferschein kommt auf Papier, die Bestellung steht im ERP. Abgeglichen wird mit dem Finger auf dem Blatt.
• Die gezählte Menge steht auf einem Zettel und wird später gebucht, oft von jemand anderem.
• Fotos von Transportschäden liegen auf einem privaten Handy.
• Das Zeugnis kommt per E-Mail beim Einkauf an, geprüft wird im Lager.
• Die Reklamation entsteht als eigenes Dokument, ohne Bezug zum Wareneingangsbeleg.

Was dieses Abtippen und Suchen im Alltag kostet, steht im Beitrag über Medienbrüche und das Abtippen von Belegen.

Digitalisieren Sie nicht alles auf einmal. Fangen Sie bei der Buchung an. Der Wareneingang bucht am Tag der Anlieferung, mit gezählter Menge und Sperrstatus, direkt an der Ware, etwa per Scanner oder Tablet an der Rampe. Das ändert sofort den Bestand, mit dem die Disposition plant. Als Zweites folgt die Erfassung von Abweichungen mit Foto direkt am Vorgang. Daraus ergibt sich die Lieferantenbewertung, ohne dass jemand eine Liste führt. Die Prüfprotokolle der Qualitätssicherung kommen zuletzt. Sie umzustellen ist am aufwendigsten, und am Tagesgeschäft ändert es am wenigsten.

Halten Sie die Liste außerdem kurz. Jeder Punkt, den in der Praxis niemand prüft, entwertet die übrigen, weil das Abhaken dann zur Formsache wird. Streichen Sie einen Punkt lieber, als ihn ungesehen abhaken zu lassen.

Wenn der Wareneingang trotz Checkliste hakt

Eine Checkliste ordnet die Prüfungen. Sie zeigt nicht, wo im Ablauf die Zeit verloren geht oder warum die Buchung regelmäßig erst am Folgetag passiert. Wenn Ihr Wareneingang an mehreren Stellen gleichzeitig klemmt, hilft ein Blick auf den ganzen Ablauf von der Bestellung bis zur Freigabe. Den liefert eine Prozessanalyse. Wir vermessen den Prozess mit echten Zeitstempeln aus Ihrem Betrieb und geben Ihnen eine priorisierte Liste, was zuerst geändert werden sollte.