Die Inventur ist eine Fehlerquittung und keine Bestandskorrektur

Das Symptom

Die Inventur läuft in vielen Betrieben nach einem festen Ritual. Ein Wochenende, zusätzliche Leute, Zähllisten, Differenzen, Nachzählungen, am Ende eine Buchung. Die Differenz wird zur Kenntnis genommen, meist mit einem Satz wie „ist im Rahmen“ oder „war schon mal schlechter“.

Anschließend gilt der Bestand als korrekt. Das hält ungefähr eine Woche. Danach beginnt derselbe Prozess von vorn, der die Differenz überhaupt erzeugt hat.

Was dabei niemand ausrechnet: Die Inventurdifferenz ist keine Momentaufnahme. Sie ist die aufsummierte Ungenauigkeit eines ganzen Jahres, und der Betrieb hat dieses Jahr über auf Basis genau dieser falschen Zahlen disponiert, eingekauft und Termine zugesagt.

Der Mechanismus

Bestandsdifferenzen entstehen fast nie durch Diebstahl, obwohl das die erste Vermutung ist. Sie entstehen an drei völlig unspektakulären Stellen.

Entnahmen ohne Buchung. Ein Monteur nimmt zwei Dichtungen aus dem Regal, weil er sie jetzt braucht. Die Buchung passiert später oder nie. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine rationale Reaktion auf einen Buchungsvorgang, der länger dauert als die Entnahme selbst.

Buchungen ohne Entnahme. Der Fertigungsauftrag bucht die geplante Menge laut Stückliste ab, nicht die tatsächlich verbrauchte. Bei Verschnitt, Ausschuss oder Rückgabe entsteht sofort eine Abweichung, die niemand bemerkt, weil sie systemisch korrekt aussieht.

Falsche Lagerorte. Das Material ist da, nur nicht dort, wo das System es vermutet. Für die Disposition ist das identisch mit „nicht vorhanden“. Nur taucht es beim Zählen wieder auf und gleicht die Differenz an anderer Stelle aus. Zwei Fehler, die sich in der Jahressumme aufheben und im Tagesgeschäft beide voll wirken.

Die entscheidende Eigenschaft aller drei: Sie erzeugen keinen Alarm. Ein falscher Bestand meldet sich nicht. Er wird erst dann sichtbar, wenn jemand vor einem leeren Regal steht, das laut System voll ist. Dann ist es ein akutes Problem und kein Datenproblem mehr.

Die Kosten

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen. Angenommen, ein Großhändler mit rund 6.000 Lagerartikeln weist eine Inventurdifferenz von etwa 0,9 Prozent des Bestandswerts aus. Intern gilt das als gut.

Interessant wird es bei einer anderen Auswertung. Statt den Wert der Differenz zu betrachten, misst sie die Trefferquote je Artikel: Bei wie vielen Artikeln stimmt der gezählte Bestand exakt mit dem gebuchten überein? Im Beispiel bei 71 Prozent. Bei knapp drei von zehn Artikeln ist der Systembestand also falsch. Nur gehen die Fehler in beide Richtungen, sodass sich der Wert weitgehend ausgleicht.

Die Folgekosten liegen genau dort, wo der Betrieb sie nicht vermutet. Das Beispiel rechnet mit 340 Eilbestellungen in zwölf Monaten, überwiegend für Artikel, die laut System verfügbar sind. Mittlere Mehrkosten je Eilbestellung: 62 Euro Fracht plus interner Aufwand. Dazu kommen 84 Lieferverzögerungen an Kunden, die auf Bestandsdifferenzen zurückgehen.

Zusammen sind das rund 31.000 Euro, die sich direkt zurechnen lassen. Die Inventurdifferenz selbst liegt wertmäßig unter 20.000 Euro. Sie ist also der kleinere Teil des Schadens.

Der Fix

Abschaffen muss der Großhändler aus dem Beispiel die Jahresinventur nicht. Er entlastet sie als Kontrollinstrument.

Dazu kommt eine permanente Stichprobenzählung: Jeden Tag zählt eine Person zwanzig Artikel, ausgewählt nach Umschlagshäufigkeit und Wert. Das dauert etwa 40 Minuten und deckt die A-Artikel mehrfach im Jahr ab. Entscheidend ist nicht die Korrektur, sondern dass jede Abweichung sofort nach ihrer Ursache gefragt wird, solange die noch rekonstruierbar ist. Bei einer Jahresinventur ist sie das nie.

Zweitens muss die Entnahmebuchung schneller gehen als die Entnahme selbst. Scanner am Regal, ein Schritt, keine Anmeldung. Solange Buchen länger dauert als Nehmen, wird nicht gebucht. Mit Disziplin hat das nichts zu tun.

Drittens bekommen Rückgaben aus der Fertigung einen eigenen, sehr einfachen Weg. Ohne ihn landen sie erfahrungsgemäß „erst mal“ in einem Zwischenregal.

Das Rechenbeispiel nimmt an, dass die Trefferquote nach neun Monaten bei 94 Prozent liegt und die Eilbestellungen um gut die Hälfte zurückgehen. Die Jahresinventur selbst dauert dann kürzer, weil weniger nachgezählt werden muss.

Der Punkt ist die Kennzahl: Nicht der Wert der Differenz zählt, sondern die Trefferquote je Artikel. Wertdifferenzen gleichen sich aus, Artikelfehler nicht. Genau solche Messgrößen legt eine Prozessanalyse offen. Fester Umfang, feste Dauer, fester Preis.

Der nächste Schritt

Zählen Sie morgen zwanzig zufällige A-Artikel und vergleichen Sie mit dem Systembestand. Halten Sie die Anzahl der Treffer fest, nicht den Wert. Diese eine Zahl sagt Ihnen mehr über Ihr Lager als die letzte Inventur.

Was ein falscher Buchbestand aus der Lagerreichweite macht, zeigt der Beitrag Lagerumschlag und Lagerreichweite berechnen an einer Bestandsliste mit sechs Artikeln. Wie viel Sicherheitsbestand ein falscher Buchbestand übrig lässt, rechnet der Beitrag Meldebestand berechnen an derselben Liste vor.