ABC-Analyse berechnen: Wo das Geld durchs Lager fließt und was die Klasse für die Bestellung heißt

Was eine ABC-Analyse beantwortet

Meldebestand, Sicherheitsbestand und Bestellmenge muss jemand festlegen und von Zeit zu Zeit prüfen. Bei ein paar hundert Artikeln schafft das niemand für jeden Artikel gleich gründlich. Die ABC-Analyse sagt, wo Sie anfangen.

Sie sortiert die Artikel nach ihrem Verbrauchswert im Jahr, also nach dem Geld, das durch jeden Artikel hindurchfließt. Dann teilt sie die sortierte Liste in drei Klassen. In A stehen die Artikel mit dem größten Verbrauchswert, in C die mit dem kleinsten, in B der Rest dazwischen. Ein falscher Meldebestand bei einem A-Artikel kostet viel Geld, bei einem C-Artikel wenig.

Zwei Fragen beantwortet die Analyse nicht. Ob ein Artikel fehlen darf, sagt sie nicht, und ob sein Bestand zu hoch ist, auch nicht. Mehr dazu bei Fehler 3 und Fehler 5.

ABC-Analyse berechnen: die vier Schritte

Verbrauchswert = Jahresverbrauch in Stück × Einstandspreis

Anteil = Verbrauchswert ÷ Summe aller Verbrauchswerte

Verbrauchswert rechnen. Für jeden Artikel nehmen Sie den Verbrauch eines ganzen Jahres und den Einstandspreis, mit dem auch Ihre Bestandsliste bewertet ist.

Absteigend sortieren. Der Artikel mit dem größten Verbrauchswert kommt nach oben.

Anteil und kumulierten Anteil bilden. Der kumulierte Anteil ist die laufende Summe der Anteile, von oben nach unten gezählt. In der letzten Zeile steht 100 %.

Klassengrenzen ziehen. Sie legen fest, bis zu welchem kumulierten Anteil ein Artikel in A gehört und bis zu welchem in B. Was danach kommt, ist C.

Die ersten drei Schritte sind Rechnung. Der vierte ist eine Entscheidung, und die Rechnung nimmt sie Ihnen nicht ab. Ziehen Sie die Grenze für A so, dass Sie jeden A-Artikel einzeln prüfen können.

Das Beispiel: ABC-Analyse für fünfzehn Artikel eines Ersatzteillagers

Das ist ein erfundenes, gekennzeichnetes Beispiel. Betrieb, Artikel und Zahlen sind erfunden. Es ist das Ersatzteillager des Pumpenherstellers aus den Beiträgen Lagerumschlag und Lagerreichweite berechnen, Meldebestand berechnen und Optimale Bestellmenge berechnen.

Sechs Artikel kommen von dort, mit Jahresverbrauch und Einstandspreis unverändert: Gleitringdichtung, Dichtungssatz, Elektromotor, Laufrad, Steuerplatine und das Gehäuse der alten Baureihe. Über sechs Artikel lohnt keine Einteilung in drei Klassen. Deshalb sind für diesen Beitrag neun Artikel hinzugefügt. Sie stehen mit den sechs anderen in der Tabelle unten.

Die Klassengrenzen sind für dieses Beispiel gewählt. A reicht bis 75 % kumuliert, B bis 95 %, C ist der Rest. Maßgeblich ist der kumulierte Anteil einschließlich des Artikels selbst. Liegt er bei höchstens 75 %, ist der Artikel A. Andere Grenzen sind genauso möglich, wenn Sie sie begründen und dabei bleiben.

Schritt 1: Verbrauchswert

Für die Steuerplatine sind das 600 Stück × 120,00 € = 72.000 €. Alle fünfzehn Verbrauchswerte zusammen ergeben 457.040 €.

Schritt 2: Sortieren

Nach dem Verbrauchswert steht die Gleitringdichtung mit 108.000 € oben und das Typenschild mit 800 € unten. Die Steuerplatine kommt auf Rang 3.

Schritt 3: Anteil und kumulierter Anteil

72.000 € ÷ 457.040 € = 15,8 %

Davor stehen die Gleitringdichtung mit 23,6 % und der Elektromotor mit 22,3 %. Kumuliert sind es bei der Platine 23,6 % + 22,3 % + 15,8 % = 61,7 %.

Schritt 4: Klasse

61,7 % liegt unter 75 %, die Steuerplatine ist ein A-Artikel.

Dieselbe Rechnung für alle fünfzehn Artikel:

Anteile stehen mit einer Nachkommastelle da. Den kumulierten Anteil bildet die Rechnung aus den ungerundeten Anteilen. Deshalb steht bei der Pumpenwelle 94,8 %, obwohl die gerundeten Anteile bis dahin 94,7 % ergeben. Ungerundet sind es 94,75 %.

Das Ergebnis nach Klassen

Vier der fünfzehn Artikel tragen 73,5 % des Verbrauchswerts. Die sieben C-Artikel setzen zusammen 23.990 € im Jahr um, gut ein Fünftel dessen, was allein durch die Gleitringdichtung fließt. Die Prozentzahlen der Klassen sind einzeln gerundet und ergeben zusammen 99,9 %.

Zwei Dinge fallen auf. Das teuerste Stück der Liste, das Gehäuse für 140,00 €, landet in C. Der Dichtungssatz für 6,00 € steht in A, weil 9.000 Stück im Jahr abgehen.

Was die Klasse für Meldebestand und Bestellmenge heißt

Jeder Tag Bestand bindet ein 365stel des Verbrauchswerts. Zehn Tage Sicherheitsbestand sind bei der Gleitringdichtung 108.000 € × 10 ÷ 365 = 2.958,90 € im Regal. Beim O-Ring-Satz sind es 3.600 € × 10 ÷ 365 = 98,63 €. Die Rechnung ist für beide Artikel dieselbe, der Betrag liegt um den Faktor 30 auseinander.

A-Artikel: einzeln rechnen und öfter prüfen

Bei A-Artikeln lohnt sich jede Eingabe des Meldebestands einzeln. Die Steuerplatine hat 140 Tage Wiederbeschaffungszeit und 150 Stück Sicherheitsbestand, der Meldebestand ist 381 Stück. Eine Woche zu viel Wiederbeschaffungszeit im System hebt ihn um 600 × 7 ÷ 365 = 11,5 Platinen. Bei jeder Lieferung liegen dann 11,5 Platinen oder 1.380,82 € mehr im Regal, als entschieden ist. Wie Sie die Wiederbeschaffungszeit an echten Bestellungen messen, steht im Beitrag Meldebestand berechnen.

Für die Bestellmenge gilt mit der Andler-Formel ein einfacher Zusammenhang. Die Zahl der Bestellungen im Jahr hängt dann nur vom Verbrauchswert ab.

Bestellungen im Jahr = √(Verbrauchswert × Lagerkostensatz ÷ (2 × Kosten je Bestellung))

Mit den Annahmen aus dem Beitrag Optimale Bestellmenge berechnen, 50 € je Bestellung und 20 % Lagerkostensatz, sind das für die Gleitringdichtung √(108.000 × 0,2 ÷ 100) = √216 = 14,7 Bestellungen im Jahr. Für das Typenschild sind es √(800 × 0,2 ÷ 100) = √1,6 = 1,3. Eine Lieferung Gleitringdichtungen reicht dann 365 ÷ 14,7 = 24,8 Tage, eine Lieferung Typenschilder 288,6 Tage. Nach der Formel bestellen Sie A-Artikel oft und knapp, C-Artikel selten und reichlich.

B-Artikel: die Klasse ist kein Urteil

Die Klasse sagt, wo viel Geld durchfließt. Wo die Bestellmenge falsch ist, sagt sie nicht. Das Laufrad steht in B. Heute wird es in Mengen von 720 Stück bestellt, die Formel ergibt 126. Der Unterschied kostet im Jahr 1.864 €. Von den fünf Artikeln, die der Bestellmengen-Beitrag durchrechnet, liegt nur die Steuerplatine darüber. Bei der Gleitringdichtung, Rang 1 der ABC-Liste, sind es 399 €.

Rechnen Sie die Formel deshalb für A und B und sortieren Sie das Ergebnis nach dem Unterschied in Euro. Die ABC-Klasse sagt, wie viel Zeit ein Artikel bekommt. Mit welchem Sie anfangen, sagt der Unterschied.

C-Artikel: eine Regel für alle

Für C-Artikel genügt eine feste Regel, die einmal im Jahr jemand prüft, zum Beispiel ein großzügiger Sicherheitsbestand in Tagen und wenige große Bestellungen. Zehn Tage mehr Sicherheit beim O-Ring-Satz kosten bei 20 % Lagerkostensatz 19,73 € im Jahr. Für diesen Betrag lohnt es kaum, den Wert auf den Tag genau zu rechnen.

Eine Ausnahme ist das Gehäuse der alten Baureihe. Es steht in C und gehört trotzdem auf den Tisch, siehe Fehler 5.

ABC-Analyse in der Tabellenkalkulation

Für die Rechnung genügt ein Tabellenblatt mit sieben Spalten. Die Formeln stehen für Zeile 2, in der Schreibweise einer deutschen Tabellenkalkulation mit Semikolon zwischen den Argumenten. Kopieren Sie jede nach unten bis Zeile 16, der letzten der fünfzehn Artikel.

1. Spalte A ist der Artikel, Spalte B der Jahresverbrauch in Stück, Spalte C der Einstandspreis. Diese drei Spalten exportieren Sie aus Ihrem System.
2. Spalte D ist der Verbrauchswert: =B2*C2
3. Sortieren Sie die Zeilen 2 bis 16 nach Spalte D, absteigend. Der kumulierte Anteil hängt an der Reihenfolge, deshalb kommt das Sortieren vor Spalte F.
4. Spalte E ist der Anteil: =D2/SUMME($D$2:$D$16), als Prozent formatiert. Die Dollarzeichen halten den Bereich fest, wenn Sie die Formel nach unten kopieren.
5. Spalte F ist der kumulierte Anteil: =SUMME($E$2:E2). Der Anfang bleibt fest, das Ende wandert mit. In F16 muss 100 % stehen.
6. Spalte G ist die Klasse: =WENN(F2<=0,75;"A";WENN(F2<=0,95;"B";"C"))

Nennen Sie das Blatt ABC. In Ihrer Liste für Meldebestand und Bestellmenge holt dann =SVERWEIS(A2;ABC!$A$2:$G$16;7;FALSCH) die Klasse zu jedem Artikel. Die 7 ist die siebte Spalte des Bereichs, FALSCH verlangt eine genaue Übereinstimmung. Suchen Sie über die Artikelnummer, wenn Sie eine haben. Bezeichnungen sind in zwei Listen selten genau gleich geschrieben, und schon ein Leerzeichen zu viel ergibt #NV.

Ändern Sie später die Grenzen, ändern Sie die zwei Zahlen in G2 und kopieren die Formel neu nach unten.

Fünf Zählfehler bei der ABC-Analyse

Bei jedem Fehler stehen Zahlen aus der Liste mit fünfzehn Artikeln.

1. Nach dem Stückpreis sortieren

Wer nach dem Einstandspreis sortiert, setzt das Gehäuse für 140,00 € auf Rang 1. Nach dem Verbrauchswert steht es auf Rang 9 mit 1,2 %. Die vier teuersten Stücke sind Gehäuse, Steuerplatine, Pumpenwelle und Elektromotor. Zusammen tragen sie 193.850 € oder 42,4 % des Verbrauchswerts. Die Gleitringdichtung mit dem größten Verbrauchswert steht nach dem Preis auf Rang 8.

Der Preis sagt, was ein Stück kostet. Wie viel Geld durch einen Artikel fließt, sagt erst der Preis mal die Menge.

2. Nach der Stückzahl sortieren

Nach der Menge stehen Dichtungssatz, Gleitringdichtung, Schraubensatz und O-Ring-Satz oben. Diese vier tragen 167.850 € oder 36,7 % des Verbrauchswerts. Vom Schraubensatz gehen 5.000 Stück im Jahr ab, sein Anteil ist 0,5 %. Die Steuerplatine steht nach der Menge auf Rang 10 und trägt 15,8 %.

In Stück lassen sich Artikel nicht vergleichen. Eine Schraube und eine Platine zählen dort gleich viel.

3. Den Bestandswert statt des Verbrauchswerts nehmen

Für die sechs Artikel aus dem Lagerumschlag-Beitrag ist der Bestand bekannt, für die neun neuen nennt dieses Beispiel keinen. Nach dem Wert des Durchschnittsbestands steht die Steuerplatine mit 36.000 € oben, dahinter das Gehäuse mit 28.000 €. Die Gleitringdichtung teilt sich mit 9.000 € den letzten Platz mit dem Dichtungssatz, obwohl sie mit 108.000 € den größten Verbrauchswert hat.

Der Bestandswert beantwortet eine andere Frage, nämlich wo Geld liegt. Die ABC-Analyse fragt, wo Geld durchfließt. Beide Listen sind nützlich, aber vermischen Sie sie nicht. Wie Sie den Bestand je Artikel gegen den Verbrauch halten, zeigt der Beitrag Lagerumschlag berechnen.

4. Den Grenzartikel nicht regeln

Vor dem Laufrad liegt der kumulierte Anteil bei 73,5 %, mit ihm bei 83,5 %. In diesem Beispiel zählt der Wert einschließlich des Artikels, und das Laufrad ist B. Angenommen, jemand zählt den Wert vor dem Artikel. Dann ist das Laufrad A, weil vor ihm erst 73,5 % erreicht sind. Die Klasse A trägt dann 83,5 % statt 73,5 %. Das Gehäuse rückt mit derselben Regel von C nach B, denn vor ihm stehen 94,75 %.

Gleicher Verbrauch, gleiche Grenzen, und zwei Artikel wechseln die Klasse. Schreiben Sie die Regel für den Grenzartikel neben die Grenzen. Wer sie zwischen zwei Jahren ändert, sieht Artikel die Klasse wechseln, deren Verbrauch gleich geblieben ist.

5. C für unwichtig halten

Das Gehäuse der alten Baureihe ist ein C-Artikel mit 1,2 % des Verbrauchswerts. Im Lagerumschlag-Beitrag bindet es aber 28.000 € und damit 25,5 % des Bestandswerts der sechs Artikel, bei einer Reichweite von 1.825 Tagen. Eine ABC-Analyse über den Verbrauch sieht diesen Bestand nicht. Legen Sie neben die Klasse die Reichweite je Artikel und sehen Sie sich jeden C-Artikel mit langer Reichweite an.

Auch fehlen darf ein C-Artikel nicht einfach. Ohne O-Ring-Satz für 1,20 € bleibt eine Pumpe genauso in der Werkstatt stehen wie ohne Motor. Die Klasse sagt, wie viel Aufwand ein Artikel wert ist. Wie schlimm es ist, wenn er fehlt, ist eine zweite Frage. Klären Sie sie mit den Leuten, die die Reparaturen machen.

Der nächste Schritt

Exportieren Sie für alle Artikel den Verbrauch der letzten zwölf Monate und den Einstandspreis. Rechnen Sie Verbrauchswert, Anteil und kumulierten Anteil wie oben und legen Sie die zwei Grenzen fest. Prüfen Sie für die A-Artikel zuerst Wiederbeschaffungszeit, Sicherheitsbestand und Bestellmenge. Schreiben Sie dazu, wer diese Werte zuletzt geändert hat. Wie gleichmäßig die Artikel über das Jahr abgehen, misst die XYZ-Analyse, gerechnet an denselben fünfzehn Artikeln mit zwölf Monatswerten.

Wenn Sie wissen wollen, an welcher Stelle in Ihrem Ablauf Meldebestände und Bestellmengen festgelegt werden und wer sie prüft, ist das der Umfang unserer Prozessanalyse. Fester Umfang, feste Dauer, fester Preis.