Auftragserfassung automatisieren: Bestellungen aus PDF und E-Mail ins ERP, ohne sie abzutippen

Was das Abtippen kostet: eine Beispielrechnung

Ein Kunde schickt seine Bestellung als PDF im Anhang einer E-Mail. Im Innendienst öffnet jemand das Dokument, legt es neben die ERP-Maske und tippt Kopfdaten und Positionen ab. Pro Auftrag dauert das ein paar Minuten, und deshalb rechnet es selten jemand aufs Jahr hoch.

Die folgende Beispielrechnung holt das nach. Alle Zahlen sind angenommen und so gewählt, dass die Rechnung aufgeht. Ersetzen Sie jede durch Ihre eigene, am besten durch eine gezählte.

Die Annahmen:

• 36 Aufträge pro Tag kommen als PDF oder E-Mail, an 250 Arbeitstagen im Jahr.
• Ein Auftrag hat im Schnitt 6 Positionen, die Erfassung dauert 5 Minuten.
• Eine Stunde im Innendienst kostet den Betrieb 40 € mit allen Nebenkosten.
• Eine von 200 erfassten Positionen enthält einen Fehler, meist in der Menge oder der Artikelnummer.
• Ein Drittel dieser Fehler fällt erst beim Kunden auf und kostet je 80 € für Rückholung und Neuversand. Die übrigen findet der Betrieb selbst und korrigiert sie in je 10 Minuten.

Pro Tag sind das 180 Minuten, also drei Stunden reine Erfassung. Die 38.400 € sind zugleich die Obergrenze. Mehr kann eine Automatisierung in diesem Beispiel nicht einsparen, und ein Teil bleibt, weil jemand die Ausnahmen prüfen muss. Was eine Lösung im Jahr kosten darf, lesen Sie an Ihrer eigenen Summe ab.

Wie sich Zeit, Fehler und Verzögerung gegenseitig hochschaukeln, beschreibt der Beitrag Medienbrüche: Was das Abtippen wirklich kostet. Hier geht es um die Abhilfe.

Drei Wege, auf denen ein Auftrag ohne Abtippen ins ERP kommt

Zwei dieser Wege ändern, wie der Kunde bestellt. Der dritte lässt den Kunden in Ruhe und setzt bei Ihnen an.

EDI. Die Systeme von Kunde und Lieferant tauschen strukturierte Nachrichten aus. Im Standard EDIFACT heißt die Bestellung ORDERS. Niemand liest, und kein Programm muss raten. Das ist der sauberste Weg und der mit dem höchsten Aufwand je Kunde, denn Nachrichtenformat, Feldzuordnung und Tests fallen für jede Verbindung neu an. EDI lohnt sich für die Kunden mit dem größten Belegvolumen. Für einen Kunden mit drei Bestellungen im Monat richtet es niemand ein.

Kundenportal oder Webshop. Der Kunde gibt die Bestellung selbst ein, und sie landet strukturiert im ERP. Das funktioniert bei Katalogware und bei Kunden ohne eigenes Einkaufssystem. Ein Einkäufer, der seine Bestellung im eigenen ERP anlegt, tippt sie ungern ein zweites Mal in Ihr Portal. Sie haben das Abtippen dann zum Kunden verlagert, und der schickt weiter sein PDF.

Auslesen aus PDF und E-Mail. Der Kunde bestellt wie bisher. Eine Software liest das Dokument und schlägt einen Auftrag vor. Dafür gibt es zwei Bauarten.

Die ältere arbeitet mit Vorlagen. Für jedes Kundenlayout legt jemand fest, wo die Bestellnummer steht und wo die Positionstabelle beginnt. Bei gescannten Dokumenten wandelt eine Texterkennung, kurz OCR, das Bild vorher in Zeichen um. Das läuft zuverlässig, solange das Layout gleich bleibt. Ändert der Kunde sein Formular, liest die Vorlage daneben, bis jemand sie anpasst.

Die neuere nutzt KI-Modelle, die ein Dokument ohne Vorlage lesen. Sie kommen mit unbekannten Layouts zurecht und auch mit einer Bestellung, die als Fließtext in der E-Mail steht. Dafür zahlen Sie mit Unsicherheit. Ein Modell kann eine Zahl falsch lesen, und das Ergebnis sieht trotzdem plausibel aus. Hinter jede KI-Extraktion gehört deshalb eine Prüfung gegen die Stammdaten und eine Freigabe für alles, was nicht eindeutig ist.

Die Wege schließen sich nicht aus. EDI für die größten Kunden und Auslesen für alle anderen vertragen sich gut.

Bestellungen aus PDF und E-Mail erfassen: der Ablauf in sechs Schritten

1. Eingang erfassen. Alle Bestellungen laufen in ein eigenes Postfach. Die Software holt E-Mail-Text und Anhänge ab und legt für jede Bestellung einen Vorgang an. Was keine Bestellung ist, geht an einen Menschen.
2. Kopf und Positionen auslesen. Aus dem Kopf kommen Kunde, Bestellnummer des Kunden, Lieferadresse und Wunschtermin. Aus jeder Position kommen Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit und Preis. Ein PDF aus dem ERP des Kunden enthält den Text bereits, ein Scan braucht vorher OCR.
3. Kunde und Artikel gegen die Stammdaten abgleichen. Die Software sucht den Kunden über Kundennummer, Absenderadresse oder Umsatzsteuer-ID. Die Artikelnummer auf der Bestellung ist meist die des Kunden. Eine Zuordnungstabelle übersetzt sie in Ihre eigene. Ohne Treffer wird die Position zur Ausnahme.
4. Preis, Menge und Liefertermin prüfen. Die Software vergleicht den bestellten Preis mit dem vereinbarten. Die Menge muss zur Verpackungseinheit passen und in dem Bereich liegen, den dieser Kunde bei diesem Artikel sonst bestellt. Den Wunschtermin prüft sie gegen Ihre Lieferzeit.
5. Ausnahmen freigeben. Der Sachbearbeiter sieht das Originaldokument neben dem Vorschlag, die strittigen Felder sind markiert. Er korrigiert, fragt beim Kunden nach oder gibt frei. Das System speichert jede Korrektur, damit Sie die Fehlerquote später auswerten können.
6. Ins ERP schreiben. Der geprüfte Auftrag geht über eine Schnittstelle ins ERP und ist dort ein normaler Kundenauftrag mit dem Originaldokument im Anhang. Vorher prüft die Software, ob es zu dieser Kundenbestellnummer schon einen Auftrag gibt. Sonst erzeugt die Erinnerungsmail des Kunden einen zweiten.

Die Arbeit des Sachbearbeiters verschiebt sich vom Abtippen zum Prüfen der Ausnahmen. Wie viele Ausnahmen bei ihm landen, entscheiden die Schritte 3 und 4, und die hängen an Ihren Stammdaten.

Die Erfassung ist nur der erste Abschnitt des Auftragswegs. Wo die Tage danach liegen bleiben, beschreibt der Beitrag zur Auftragsbestätigung im Großhandel.

Was vorher stimmen muss

Ein sauberer Artikelstamm. Dubletten, ausgelaufene Artikel ohne Sperre und Bezeichnungen, die nur der Kollege im Lager versteht, machen aus einem eindeutigen Treffer mehrere mögliche. Die Software kann dann nur nachfragen. Woran Sie solche Stammdaten erkennen, steht im Beitrag Stammdaten: Die stille Fehlerquelle.

Kundenartikelnummern zugeordnet. Der Kunde bestellt mit seiner Nummer. Heute steckt die Übersetzung im Kopf des Sachbearbeiters oder in seiner Excel-Liste. Für den automatischen Abgleich muss sie im System stehen, je Kunde und Artikel. Das ist Fleißarbeit, und sie lohnt sich doppelt, denn dieselbe Tabelle beschleunigt auch die Erfassung von Hand.

Mengeneinheiten geklärt. Der Kunde bestellt 10 Karton, Ihr ERP führt den Artikel in Stück. Ohne hinterlegten Umrechnungsfaktor wird daraus eine Lieferung über 10 Stück oder eine Rückfrage.

Wo der Ablauf scheitert

Handschrift und gescannte Faxe. Ein schräg eingezogenes Fax mit handschriftlich geänderter Menge liest keine Software verlässlich. Leiten Sie solche Belege direkt an einen Menschen und zählen Sie, von welchen Kunden sie kommen. Sind es wenige Absender, lohnt ein Gespräch über ein PDF aus deren System.

Freitextpositionen. "Wie letzte Woche, aber 20 Stück mehr" setzt Wissen voraus, das in keinem Dokument steht. Dasselbe gilt für Sonderanfertigungen ohne Artikelnummer. Diese Positionen bleiben Handarbeit.

Abrufe aus Rahmenverträgen. Ein Abruf nennt oft nur die Vertragsnummer, eine Menge und einen Termin. Preis und Artikel stehen im Vertrag, und die Menge zählt gegen die Restmenge. Der Ablauf muss den Vertrag im ERP finden und dagegen buchen. Das ist lösbar, gehört aber nicht in den ersten Versuch.

Keiner dieser Fälle spricht gegen das Vorhaben. Legen Sie vor dem Start fest, welche Aufträge beim Menschen bleiben. Sonst merken Sie es erst im laufenden Betrieb.

Klein anfangen: ein Kunde, eine Auftragsart

Beginnen Sie mit einem Kunden oder einer Auftragsart. Geeignet ist ein Kunde, der oft bestellt, immer dasselbe PDF schickt und fast nur Artikel mit Nummer abruft.

Messen Sie vorher zwei Wochen lang den heutigen Zustand, also Minuten pro Auftrag und Fehler pro Position. Ohne diese Ausgangswerte wissen Sie später nicht, ob sich etwas verbessert hat.

In der ersten Phase gibt der Sachbearbeiter jeden Auftrag frei, auch die unauffälligen. Das kostet Zeit und ist Absicht. So sehen Sie, welche Fehler Ihre Prüfregeln nicht fangen. Zurück zur Beispielrechnung, mit einer weiteren Annahme: Das Prüfen eines Vorschlags dauert 2 Minuten. Dann fallen für 9.000 Aufträge 18.000 Minuten an, das sind 300 Stunden statt 750.

Zwei Kennzahlen reichen für den Anfang:

• Die Touchless-Quote ist der Anteil der Aufträge, die ohne jede Korrektur durchlaufen. Gibt der Sachbearbeiter im Beispiel 27 der 36 Aufträge eines Tages unverändert frei, liegt sie bei 75 %.
• Die Fehlerquote ist der Anteil der Positionen, die nach der Buchung noch falsch waren. Sie finden diese Positionen über Reklamationen, Rückfragen aus dem Lager und Gutschriften.

Legen Sie vor dem Start fest, bei welchen Werten die Aufträge dieses Kunden ohne Freigabe durchlaufen dürfen. Erst wenn er sie erreicht, kommt der nächste Kunde dazu.

Der nächste Schritt

Führen Sie eine Woche lang eine Strichliste. Wie viele Aufträge kommen als PDF oder E-Mail, von welchen Kunden, und wie lange dauert die Erfassung? Damit füllen Sie die Beispielrechnung oben mit eigenen Zahlen.

Wenn Sie den Weg vom Posteingang bis zum gebuchten Auftrag lieber mit jemandem von außen aufnehmen wollen, ist das der Umfang unserer Prozessanalyse. Wir kartieren einen Ihrer Kernprozesse von Anfang bis Ende, zeigen, wo Zeit und Geld verloren gehen, und liefern eine priorisierte Maßnahmenliste. Fester Umfang, feste Dauer, fester Preis.