Warum wir zum Festpreis arbeiten — und was das für Sie ändert

Das Symptom

Wer im Mittelstand einmal Beratung eingekauft hat, kennt die Struktur. Ein Tagessatz, eine geschätzte Anzahl Tage, ein Angebot mit dem Zusatz „Aufwand nach tatsächlichem Anfall". Der geschätzte Umfang ist eine Prognose, kein Versprechen.

Was daraus regelmäßig folgt, ist ebenso bekannt. Nach zwei Dritteln der geplanten Tage ist die Analyse breiter geworden als gedacht, weil sich unterwegs weitere Themen gezeigt haben. Es gibt einen Nachtrag. Der Nachtrag ist sachlich meist berechtigt — die Themen sind real. Trotzdem sitzt der Auftraggeber in einer unangenehmen Lage: Abbrechen bedeutet, das bisher Bezahlte weitgehend abzuschreiben.

Der eigentliche Punkt ist nicht die Kostenüberschreitung. Er ist, wer das Risiko trägt, dass ein Projekt länger dauert als gedacht.

Der Mechanismus

Ein Tagessatzmodell hat eine strukturelle Eigenschaft, die unabhängig von der Redlichkeit der Beteiligten wirkt: Mehr Tage sind für den Dienstleister besser und für den Auftraggeber schlechter. Das macht niemanden zum Betrüger. Es erzeugt aber eine leise, dauerhafte Neigung in eine Richtung.

Diese Neigung zeigt sich weniger in erfundenen Tagen als in Gründlichkeit an der falschen Stelle. Wenn Sorgfalt vergütet wird, wird sorgfältig gearbeitet — auch dort, wo eine grobe Antwort gereicht hätte. Analysen werden vollständiger, Präsentationen ausführlicher, Workshops zahlreicher. Jeder einzelne Schritt ist verteidigbar. In Summe entsteht ein Projekt, das mehr Zeit kostet, als die Entscheidung wert war, die es vorbereiten sollte.

Der zweite Effekt betrifft den Zeitpunkt der Unsicherheit. Beim Tagessatz erfährt der Auftraggeber die tatsächlichen Kosten am Ende. Genau dann ist seine Verhandlungsposition am schwächsten, weil das Projekt fast fertig ist.

Ein Festpreis dreht beides um. Die Unsicherheit über den Aufwand liegt beim Dienstleister, und sie liegt vor Beginn — nämlich in dem Moment, in dem er den Umfang beschreibt und den Preis nennt. Das zwingt zu einer Präzision, die im Tagessatzmodell nicht nötig ist: Was genau ist Gegenstand, was ausdrücklich nicht, und woran ist erkennbar, dass es fertig ist?

Die Kosten

Es gibt eine Kehrseite, und sie gehört ehrlich benannt. Ein Festpreis ist kein Geschenk — er enthält eine Risikoprämie. Rein rechnerisch ist ein Festpreisprojekt, das glatt durchläuft, teurer als dasselbe Projekt nach Aufwand. Wer nur den Idealfall betrachtet, zahlt für den Festpreis drauf.

Der Vergleich lohnt sich trotzdem, weil der Idealfall selten eintritt. Nach unserer Erfahrung liegt der Aufwand bei Analyseprojekten im Mittelstand regelmäßig über der ersten Schätzung — nicht wegen schlechter Planung, sondern weil ein Prozess erst beim Vermessen zeigt, wo er hingeht. Genau dieses Risiko ist es, das der Festpreis abbildet.

Der zweite Posten ist schwerer zu beziffern und meist größer: Planbarkeit. Ein Geschäftsführer, der weiß, dass ein Projekt 18.400 Euro kostet, entscheidet anders als einer, der weiß, dass es „ungefähr 15 bis 25 Tage" kostet. Er entscheidet vor allem schneller, und er muss die Entscheidung nicht während der Laufzeit noch einmal treffen.

Und ein dritter, oft übersehener Effekt: Ein fester Umfang schützt auch den Auftraggeber vor sich selbst. Fast jedes Projekt erzeugt unterwegs neue interessante Fragen. Ohne klaren Rahmen wandern sie in den laufenden Auftrag. Mit klarem Rahmen werden sie notiert und separat entschieden — und ziemlich oft stellt sich heraus, dass sie doch nicht so wichtig waren.

Der Fix

Damit ein Festpreis funktioniert, muss die Definition vor dem Vertrag stehen, nicht danach. Bei uns bedeutet das drei Dinge.

Fester Umfang. Ein benannter Prozess, von einem definierten Startpunkt bis zu einem definierten Endpunkt. Nicht „die Auftragsabwicklung", sondern „vom Eingang der Kundenbestellung bis zur Versandmeldung". Alles außerhalb dieser Grenzen ist ausdrücklich nicht Gegenstand — und steht so im Angebot.

Feste Dauer. Ein Enddatum, kein Zeitfenster. Analyseprojekte, die sich strecken, verlieren an Wirkung: Die Zahlen veralten, die Beteiligten verlieren das Interesse, und die Ergebnisse treffen auf einen Betrieb, der sich inzwischen verändert hat.

Fester Preis. Genannt vor Beginn, unabhängig vom tatsächlichen Aufwand. Wird es aufwendiger als gedacht, ist das unser Problem. Genau das ist der Sinn.

Ergänzt wird das durch eine Regel, die genauso wichtig ist: Was während des Projekts an neuen Themen auftaucht, wird dokumentiert und am Ende vorgelegt — als Vorschlag für einen möglichen nächsten Schritt, nicht als Nachtrag zum laufenden. So bleibt die Entscheidung darüber bei Ihnen, und zwar zu einem Zeitpunkt, an dem Sie sie frei treffen können.

Genau so ist unsere Prozessanalyse geschnitten: ein Kernprozess, end-to-end vermessen, mit priorisierter Maßnahmenliste. Fester Umfang, feste Dauer, fester Preis.

Der nächste Schritt

Wenn Sie gerade ein Angebot nach Aufwand vorliegen haben: Fragen Sie nach, was passiert, wenn der geschätzte Aufwand überschritten wird. Die Antwort auf diese eine Frage sagt Ihnen mehr über das Projekt als die Methodenbeschreibung auf den ersten zehn Seiten.