Excel als Schatten-ERP: Woran Sie es erkennen und was es kostet

Ein Schatten-ERP ist die Sammlung aus Excel-Tabellen, Access-Datenbanken und geteilten Listen, mit der ein Betrieb neben seinem ERP plant, bestellt und Aufträge verfolgt, manchmal auch ganz an dessen Stelle. Es entsteht, weil das ERP eine Aufgabe nicht abbildet, die jeden Tag erledigt werden muss, und jemand die Lücke mit einer Tabelle schließt. Sobald sich andere auf diese Tabelle verlassen, steht die gültige Zahl nicht mehr im ERP, sondern in der Datei.

Woran Sie ein Schatten-ERP erkennen

Eines dieser Anzeichen kann Zufall sein. Treffen mehrere zu, läuft ein Teil Ihres Betriebs an der Software vorbei.

• Eine Datei mit final und einer Versionsnummer im Namen wird von mehr als einer Abteilung geöffnet.
• Die Arbeitsvorbereitung plant die Maschinenbelegung in Excel und bucht im ERP nur noch nach, was schon entschieden ist.
• Dieselbe Zahl steht in der Tabelle und im ERP und zeigt regelmäßig zwei verschiedene Werte.
• Meldebestände oder Sicherheitsbestände werden in einer eigenen Liste gerechnet und von Hand in den Artikelstamm übertragen, oder gar nicht. Die Rechnung selbst ist kurz, siehe Meldebestand berechnen mit Formel und Beispiel. Das Ergebnis gehört in den Artikelstamm, damit das ERP daraus Bestellvorschläge macht.
• Ein Ablauf stockt, wenn eine bestimmte Kollegin im Urlaub ist, weil nur sie die Datei versteht.
• Auf die Frage „Welche Zahl stimmt?“ antwortet jemand mit einem Namen statt mit einem System.

Wie ein Schatten-ERP entsteht

Bequemlichkeit ist selten der Grund. Das ERP kann eine Sonderauswertung nicht, eine Planungslogik fehlt, oder es gibt kein Feld für eine Information, die der Betrieb täglich braucht. Jemand baut sich in fünf Minuten die passende Tabelle, und das ist in dem Moment die richtige Entscheidung.

Kritisch wird es, wenn andere die Tabelle mitbenutzen. Aus der persönlichen Hilfe wird eine geteilte Quelle, und weil Excel jede Änderung sofort zulässt, wächst sie. Eine Spalte kommt dazu, dann ein zweites Blatt, dann eine Formel über drei Blätter. Nach zwei Jahren steht dort ein kleines Informationssystem, dem alles fehlt, was ein System leisten muss.

Excel hat kein Berechtigungskonzept, das diesen Namen verdient. Es protokolliert nicht verlässlich, wer wann was geändert hat. Nichts hindert jemanden daran, in eine Zahlenspalte „siehe Mail“ zu tippen. Wenn zwei Leute gleichzeitig arbeiten wollen, entstehen _KopieMüller und _KopieSchmidt, die abends jemand zusammenführt. Und das ERP weiß von alldem nichts, also wird jede Information doppelt gepflegt.

Was ein Schatten-ERP kostet

Auf keiner Rechnung steht ein Posten „Schatten-ERP“. Die Kosten verteilen sich auf Stellen, die niemand zusammenzählt.

Doppelpflege. Jede Information, die in Tabelle und ERP stehen muss, fasst jemand zweimal an. Ein erfundenes Rechenbeispiel: Eine Sachbearbeiterin gleicht täglich zwei Stunden lang Tabelle und System ab und klärt Widersprüche. Bei 220 Arbeitstagen und 45 Euro pro Stunde sind das 2 × 220 × 45 = 19.800 Euro im Jahr für Arbeit, die mit einer einzigen Quelle entfiele. Meist sitzen mehrere Leute an solchen Abgleichen.

Personenrisiko. Vollständig versteht die Tabelle oft nur eine Person. Ist sie krank oder im Urlaub oder hat sie gekündigt, fehlt das Wissen. Hängt an der Datei die Fertigungsplanung, kann im Beispiel ein einziger Tag Stillstand mehr kosten als die 19.800 Euro Abgleich im ganzen Jahr.

Keine Nachvollziehbarkeit. Ist eine Zahl falsch, lässt sich in Excel nicht rekonstruieren, wer sie wann und warum geändert hat. Bei Preisen oder chargenpflichtigen Daten wird daraus ein Compliance-Problem, und im Streit mit einem Kunden oder bei einem Audit fehlt der Nachweis.

Schatten-ERP ablösen in fünf Schritten

Die Tabelle zu verbieten, ist die falsche erste Reaktion. Sie füllt eine echte Lücke, und wer sie wegnimmt, ohne die Lücke zu schließen, legt den Ablauf lahm, den sie trägt.

1. Bestand aufnehmen. Listen Sie jede Tabelle, auf die sich mehr als ihr Ersteller verlässt. Notieren Sie, wer sie pflegt, welche Entscheidung an ihr hängt und welche Lücke im ERP sie füllt.
2. Pro Tabelle entscheiden. Manche Lücke schließt ein Zusatzfeld, eine Auswertung oder ein kleiner Workflow im ERP. Für andere passt eine schlanke Lösung mit Datenbank, Berechtigungen und Änderungshistorie besser, angebunden an das ERP. Eine rein persönliche Hilfsliste darf bleiben.
3. Eine Quelle pro Zahl festlegen. Für jede Information gibt es danach genau einen Ort, an dem sie gepflegt wird, und eine Rolle, die für sie verantwortlich ist.
4. Dort anfangen, wo Fehler am meisten kosten. Die Tabelle mit der Fertigungsplanung kommt vor der Liste der Geburtstage im Vertrieb.
5. Die alte Datei stilllegen. Sobald die neue Quelle läuft, wird die Tabelle schreibgeschützt archiviert. Bleibt sie beschreibbar, lebt sie weiter.

Welche Tabelle welche Behandlung braucht, klärt der erste Teil einer Prozessanalyse. Dabei wird der tatsächliche Datenfluss aufgezeichnet, bevor jemand an der Software etwas ändert.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie eine Zahl, die in Ihrem Betrieb Entscheidungen auslöst, etwa den Liefertermin eines Auftrags oder den Bestand eines A-Artikels. Fragen Sie drei Kollegen, wo die gültige Version steht. Bekommen Sie drei verschiedene Antworten, haben Sie Ihr Schatten-ERP gefunden.