Durchlaufzeit: Warum Ihre Schätzung immer zu niedrig ist

Das Symptom

„Ein Standardauftrag braucht bei uns etwa acht Tage.“ Sätze wie diesen höre ich in Erstgesprächen oft, meist mit großer Sicherheit vorgetragen und von allen am Tisch bestätigt.

Wer nachmisst, landet deutlich darüber. Mit Ehrlichkeit hat das nichts zu tun. Die Menschen im Betrieb kennen ihre Arbeit sehr genau. Sie kennen nur die Wartezeit dazwischen nicht, weil Wartezeit niemandem gehört.

Dieser Beitrag erklärt die Lücke und rechnet sie nach. Erst kommt die Formel, dann ein Auftrag durch sechs Stationen, dann fünf Zählfehler.

Der Mechanismus

Wer nach der Durchlaufzeit gefragt wird, addiert im Kopf die Arbeit. Eine Stunde Arbeitsvorbereitung, ein paar Stunden Fertigung, etwas Montage und Versand, dazu ein großzügiger Puffer. Jeder einzelne Posten stimmt. Die Rechnung unterschlägt nur, dass der Auftrag zwischen zwei Schritten liegt, und zwar viel länger, als jemand an ihm arbeitet.

Warum fällt das niemandem auf? Weil Liegezeit in keiner Rückmeldung landet. Jeder Beteiligte sieht den Auftrag in dem Moment, in dem er ihn bearbeitet, und in diesem Moment ist er schnell. Zwischen den Momenten sieht ihn niemand. Dann liegt der Auftrag in einer Warteschlange, und Warteschlangen stehen in keinem System.

Die Formel

Die Durchlaufzeit läuft vom Auftragseingang bis zur Übergabe an den Spediteur. Sie hat vier Bestandteile.

• Bearbeitungszeit. Ein Mensch oder eine Maschine arbeitet am Auftrag.
• Rüstzeit. Die Station wird für den Auftrag vorbereitet. Jemand spannt die Vorrichtung, lädt das Programm, wechselt das Werkzeug.
• Liegezeit. Der Auftrag wartet auf eine Maschine, eine Freigabe, ein Teil oder eine Antwort.
• Transportzeit. Der Auftrag ist auf dem Weg zur nächsten Station.

Durchlaufzeit = Bearbeitungszeit + Rüstzeit + Liegezeit + Transportzeit

Rüsten und Bearbeiten heißen zusammen auch Durchführungszeit, Liegen und Transport Übergangszeit. Gerechnet wird dasselbe.

Zwei Kennzahlen setzen die Bearbeitung ins Verhältnis zum Ganzen.

Wertschöpfungsanteil = Bearbeitungszeit ÷ Durchlaufzeit

Flussgrad = Durchlaufzeit ÷ Bearbeitungszeit

Der Wertschöpfungsanteil sagt, welcher Teil der Durchlaufzeit Arbeit am Auftrag war. Der Flussgrad ist in diesem Beitrag sein Kehrwert, also die Durchlaufzeit geteilt durch die Bearbeitungszeit. Er sagt, wievielmal so lange der Auftrag im Haus war, wie an ihm gearbeitet wurde. Den Anteil selbst finden Sie auch unter dem Namen Fließgrad, und die beiden Wörter werden leicht verwechselt. Prüfen Sie bei fremden Zahlen deshalb zuerst, in welche Richtung geteilt wurde.

Das Beispiel: ein Auftrag durch sechs Stationen

Betrieb, Auftrag und Zahlen sind für dieses Beispiel erfunden. Sie sind so gewählt, dass Sie jeden Schritt mit dem Taschenrechner nachrechnen können.

Ein Metallbauer mit einer Schicht fertigt ein Maschinengestell nach Kundenzeichnung, Stückzahl eins. Der Auftrag geht an einem Montag um 7 Uhr ein. Gearbeitet wird montags bis freitags von 7 bis 15 Uhr. Die Pausen lassen wir weg, damit ein Arbeitstag glatte 8 Stunden hat. Alle Zeiten in der Tabelle sind Arbeitsstunden.

Die Transportzeit steht bei der Station, die der Auftrag verlässt. Von den 46 Stunden Liegezeit in der Arbeitsvorbereitung gehören 40 zu einer Rückfrage beim Kunden. Ein Maß in der Zeichnung ist unklar, und die Antwort kommt nach fünf Arbeitstagen.

Schritt 1: Die vier Zeitarten summieren

Schritt 2: Durchlaufzeit

Durchlaufzeit = Bearbeitungszeit + Rüstzeit + Liegezeit + Transportzeit

8 h + 2 h + 148 h + 2 h = 160 h

160 h ÷ 8 h pro Arbeitstag = 20 Arbeitstage

Die Arbeitsvorbereitung gibt den Auftrag am Montag der zweiten Woche um 14 Uhr frei. Das Gestell verlässt das Haus am Freitag der vierten Woche um 15 Uhr.

Schritt 3: Wertschöpfungsanteil

Wertschöpfungsanteil = Bearbeitungszeit ÷ Durchlaufzeit

8 h ÷ 160 h = 0,05 = 5,0 %

Schritt 4: Flussgrad

Flussgrad = Durchlaufzeit ÷ Bearbeitungszeit

160 h ÷ 8 h = 20

Der Auftrag war zwanzigmal so lange im Haus, wie an ihm gearbeitet wurde.

Die Gegenprobe

Die Durchlaufzeit lässt sich auch über die Stationen rechnen. Jede Station bekommt die Summe ihrer Zeile.

47 h + 23,5 h + 34 h + 39 h + 6 h + 10,5 h = 160 h

Beide Wege müssen dieselbe Zahl liefern. Wenn nicht, fehlt irgendwo eine Stunde oder sie steht doppelt da.

Nach Zeitarten sortiert sieht der Auftrag so aus:

Mit dieser Tabelle können Sie mehr anfangen als mit den 20 Arbeitstagen. Sie zeigt, dass schnellere Maschinen an diesem Auftrag fast nichts ändern würden. Selbst die halbe Bearbeitungszeit spart 4 von 160 Stunden.

Fünf Zählfehler, die die Durchlaufzeit verfälschen

Jeder dieser Fehler lässt sich am Beispiel nachrechnen.

1. Nur die Arbeit addieren

Das ist die Rechnung aus dem Erstgespräch. Die reine Bearbeitung sind 8 Stunden, ein Arbeitstag. Mit Rüsten und Transport sind es 12 Stunden, anderthalb Arbeitstage. Wer daraus mit Puffer acht Tage macht, hält sich für vorsichtig.

Acht Arbeitstage sind 64 Stunden und damit 40 % der gemessenen 160. Allein die Liegezeit ist mit 148 Stunden, also 18,5 Arbeitstagen, mehr als doppelt so lang wie die ganze Schätzung. Ein Puffer auf die Arbeit fängt das nicht auf, weil die Liegezeit nicht mit der Arbeit wächst. Sie hängt an Warteschlangen und offenen Fragen.

2. Die Uhr zu spät starten und zu früh stoppen

Wer die Durchlaufzeit aus den Rückmeldungen der Fertigung zieht, startet die Uhr mit dem Rüsten an der Säge und stoppt sie mit der Fertigmeldung der Montage. Im Beispiel liegen dazwischen 80 Stunden, zehn Arbeitstage.

Die andere Hälfte fehlt. Am Anfang sind es 47 Stunden Arbeitsvorbereitung und 22 Stunden Liegen vor der Säge, am Ende 0,5 Stunden Transport und 10,5 Stunden Versand. Zusammen sind das wieder 80 Stunden.

In dem kurzen Fenster liegen 6,5 Stunden Bearbeitung. Der Wertschöpfungsanteil scheint dann 6,5 h ÷ 80 h zu sein, gerundet 8,1 % statt 5,0 %. Die Rückfrage beim Kunden, der größte Einzelposten des ganzen Auftrags, kommt in dieser Auswertung nicht vor.

Den Kunden interessiert die Zeit von seiner Bestellung bis zur Lieferung. Setzen Sie den ersten Zeitstempel auf den Auftragseingang und den letzten auf die Übergabe an den Spediteur.

3. Arbeitstage und Kalendertage mischen

160 Arbeitsstunden sind 20 Arbeitstage. Auf dem Kalender liegen zwischen dem Montag um 7 Uhr und dem Freitag der vierten Woche um 15 Uhr 25 Tage und 8 Stunden. Das sind 608 Stunden oder gerundet 25,3 Kalendertage. Beide Zahlen stimmen, solange sie getrennt bleiben.

Sagt der Vertrieb „20 Tage“ zu, zählt der Kunde Kalendertage. Die enden am Sonntag der dritten Woche. Das Gestell verlässt das Haus erst am Freitag danach.

Beim Wertschöpfungsanteil passiert dasselbe. 8 Stunden Bearbeitung geteilt durch 608 Kalenderstunden ergeben gerundet 1,3 % statt 5,0 %. Vertreten lässt sich beides, aber vergleichen dürfen Sie nur Werte mit derselben Zeitbasis. Schreiben Sie an jede Durchlaufzeit, ob Arbeitstage oder Kalendertage gemeint sind. Dem Kunden nennen Sie am besten ein Datum.

4. Offen lassen, was als Bearbeitung zählt

Wer die Belegungszeit der Maschinen als Bearbeitung nimmt, zählt das Rüsten mit. Im Beispiel sind das 10 statt 8 Stunden, und der Anteil steigt auf 10 h ÷ 160 h = 6,25 %.

Es geht auch strenger. Arbeitsvorbereitung und Verpacken verändern das Gestell nicht, und wer nur Wertschöpfung im engen Sinn zählt, lässt beide weg. Dann bleiben 6,5 Stunden und 6,5 h ÷ 160 h, gerundet 4,1 %.

Derselbe Auftrag hat je nach Regel 4,1 %, 5,0 % oder 6,25 %. Legen Sie einmal schriftlich fest, was als Bearbeitung zählt, und bleiben Sie dabei. Sonst zeigt der Vergleich zweier Monate nur, dass jemand anders gezählt hat.

5. Mit dem Mittelwert terminieren

Ein einzelner Auftrag sagt wenig über den nächsten. Angenommen, die letzten zehn abgeschlossenen Aufträge des Betriebs hatten diese Durchlaufzeiten in Arbeitstagen:

12, 13, 14, 14, 15, 16, 17, 20, 24, 45

Das Gestell ist der Auftrag mit 20 Tagen. Der Auftrag mit 45 Tagen hing an einer Rückfrage, der niemand nachgegangen ist.

Mittelwert = 190 ÷ 10 = 19 Arbeitstage

Median = (15 + 16) ÷ 2 = 15,5 Arbeitstage

Erinnert wird der Normalfall, und der liegt beim Median. Sagt der Vertrieb aus Erfahrung drei Wochen zu, also 15 Arbeitstage, kommen fünf von zehn Aufträgen zu spät. Der Mittelwert rettet die Zusage nicht. Mit 19 Tagen reißt der Betrieb immer noch drei von zehn Terminen.

Für eine Zusage taugt der Wert, den neun von zehn Aufträgen einhalten. Hier sind das 24 Arbeitstage, knapp fünf Wochen.

Die Kosten

Eine unterschätzte Durchlaufzeit kostet zuerst im Vertrieb. Mit der Zusage von drei Wochen kommt im Beispiel jeder zweite Auftrag zu spät. Je nach Vertrag folgen Vertragsstrafen, sonst Nachlässe beim nächsten Auftrag. Wie Sie den Anteil pünktlicher Lieferungen Monat für Monat messen, rechnet der Beitrag Liefertreue berechnen an 18 Auftragspositionen vor.

Die übliche Reaktion ist ein Sicherheitspuffer in der Zusage, und der kostet ebenfalls. Wer zur Sicherheit pauschal acht Wochen nennt, verliert Aufträge an schnellere Wettbewerber, obwohl in dem Gestell nur ein Arbeitstag Arbeit steckt.

Der Fix

Zuerst messen statt schätzen. Ein neues System braucht es dafür nicht, denn die Übergabepunkte gibt es schon: Auftragseingang, Freigabe, die Rückmeldungen der Arbeitsgänge, Übergabe an den Spediteur. Es fehlt die Auswertung, die sie nebeneinanderlegt. Ein Zeitstempel je Übergabe genügt. Die Liegezeit ist die Lücke zwischen zwei Stempeln, abzüglich der gemeldeten Arbeit.

Dann den größten Posten angehen. Im Beispiel ist das die Rückfrage beim Kunden mit 40 Stunden, einem Viertel der Durchlaufzeit. Zwei Regeln entschärfen sie. Rückfragen werden gebündelt und innerhalb von 24 Stunden nach der technischen Prüfung gestellt, nicht nach und nach. Und jede offene Rückfrage bekommt ein Datum und einen Verantwortlichen. Nach drei Tagen ohne Antwort ruft jemand an, statt zu warten.

Angenommen, die Antwort wäre nach einem Arbeitstag da gewesen statt nach fünf. Dann fallen 32 Stunden Liegezeit weg. Die Durchlaufzeit sinkt von 160 auf 128 Stunden, von 20 auf 16 Arbeitstage, und der Flussgrad von 20 auf 16. Keine Maschine ist dafür schneller gelaufen.

Der zweitgrößte Posten sind die 36 Stunden Liegezeit vor der Fräse. Ob die Maschine wirklich voll ist oder Zeit an Rüsten und Störungen verliert, zeigt ihre OEE. Wie Sie die rechnen, steht im Beitrag OEE berechnen. Ob ihre Zykluszeit zu dem passt, was die Kunden abrufen, klärt der Vergleich mit dem Kundentakt, den der Beitrag Taktzeit berechnen an einer Schicht vorrechnet.

Zuletzt die Terminzusage von der Erfahrung auf die Verteilung umstellen. Zugesagt wird der Wert, den neun von zehn Aufträgen einhalten. Im Beispiel verlängert das die Zusage von drei auf knapp fünf Wochen, und das ist erst einmal unangenehm. Eingehaltene fünf Wochen sind aber mehr wert als gerissene drei. Sinkt die Liegezeit, lässt sich die Zusage wieder verkürzen, diesmal mit Deckung.

Genau diese Trennung von Bearbeitung und Warten ist der Kern einer Prozessanalyse: den Weg eines Auftrags end-to-end mit echten Zeitstempeln vermessen, statt Erfahrungswerte zu addieren. Fester Umfang, feste Dauer, fester Preis.

Häufige Fragen

Wie berechnet man die Durchlaufzeit?

Addieren Sie Bearbeitungszeit, Rüstzeit, Liegezeit und Transportzeit vom Auftragseingang bis zur Übergabe an den Spediteur. Beim Maschinengestell aus dem Beispiel sind das 8 h + 2 h + 148 h + 2 h = 160 Arbeitsstunden, bei 8 Stunden pro Tag also 20 Arbeitstage. Zur Kontrolle rechnen Sie dieselbe Summe noch einmal Station für Station. Beide Wege müssen bei 160 Stunden ankommen.

Was ist der Unterschied zwischen Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit?

Die Bearbeitungszeit ist nur der Teil der Durchlaufzeit, in dem jemand am Auftrag arbeitet. Beim Gestell sind das 8 von 160 Stunden. Teilen Sie die Bearbeitungszeit durch die Durchlaufzeit, erhalten Sie den Wertschöpfungsanteil, hier 5,0 %. Die übrigen 152 Stunden entfallen auf Rüsten, Transport und vor allem auf Liegen. Wer nur die Bearbeitung zusammenzählt, landet bei einem Arbeitstag statt bei zwanzig.

Was unterscheidet Durchlaufzeit, Taktzeit und Zykluszeit?

Die Durchlaufzeit misst, wie lange ein Auftrag im Haus ist, Taktzeit und Zykluszeit messen den Abstand zwischen zwei Teilen. Die Taktzeit rechnen Sie aus verfügbarer Zeit und Kundenbedarf. Die Zykluszeit stoppen Sie am Arbeitsplatz. Sie sagt, in welchem Abstand er ein fertiges Teil weitergibt. In die Durchlaufzeit des Gestells gehen an der Fräse anderthalb Stunden Bearbeitung ein und 36 Stunden Warten davor. Wie Sie aus der Taktzeit die Stückzahl pro Minute rechnen, zeigt der Beitrag Taktzeit berechnen.

Wie berechnet man die mittlere Durchlaufzeit?

Die mittlere Durchlaufzeit ist die Summe der Durchlaufzeiten abgeschlossener Aufträge, geteilt durch ihre Anzahl. Bei den zehn Aufträgen aus dem Beispiel sind das 190 ÷ 10 = 19 Arbeitstage. Der Median liegt bei 15,5 Tagen, denn ein einzelner Auftrag mit 45 Tagen zieht den Mittelwert nach oben. Für eine Terminzusage taugt keiner der beiden Werte. Sagen Sie zu, was neun von zehn Aufträgen einhalten, hier 24 Arbeitstage.

Wie rechne ich die Durchlaufzeit in Excel ohne Wochenenden?

Mit der Funktion NETTOARBEITSTAGE, die nur Montag bis Freitag zählt. Steht das Eingangsdatum in A2 und das Versanddatum in B2, liefert =NETTOARBEITSTAGE(A2;B2) für das Gestell 20 Arbeitstage. Die Funktion zählt Anfangs- und Endtag voll. Das passt hier, weil der Auftrag um 7 Uhr eingeht und das Haus um 15 Uhr verlässt. Feiertage geben Sie als dritten Bereich an. =B2-A2 ergibt dagegen 25 Kalendertage. Schreiben Sie deshalb zu jeder Zahl, ob Arbeitstage oder Kalendertage gemeint sind.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie die letzten zwanzig abgeschlossenen Aufträge und rechnen Sie Kalendertage von Auftragseingang bis Versand. Stellen Sie den Median, den Mittelwert und den Wert, den 18 der 20 Aufträge einhalten, neben Ihre Zusage. Sie brauchen dafür kein Projekt, nur eine Stunde und Ihre eigenen Daten.

Verfolgen Sie danach einen Auftrag wie im Beispiel durch seine Stationen und füllen Sie die Tabelle mit den vier Zeitarten aus.

Wenn Sie wissen wollen, an welcher Station die Liegezeit entsteht, zeigt ein durchgerechnetes Beispiel einer Wertstromanalyse, wie Sie die Bestände zwischen den Stationen zählen und in Tage umrechnen. Dieselbe Rechnung für das Lager, Bestand geteilt durch Verbrauch pro Tag, steht im Beitrag Lagerumschlag berechnen.